Zoeken
  • Jo Kusseneers

5 tips voor jouw geslaagd event

Bijgewerkt: 29 okt 2019

Heb je een event op de planning staan? Dan zit je vast met heel wat vragen. Organiseer je voor de eerste keer een event? Of ben je een doorgewinterde eventplanner?


Met mijn 5 tips zorg je ervoor dat jouw event altijd slaagt.





Tip 1: Bedenk een tof concept & idee


Weet je al wat je wil organiseren? Of hoe je het gaat aanpakken? Dan heb je waarschijnlijk ook een tof concept of idee bedacht? Neen, hold your horses!


Je event valt of staat met een sterk concept. Dit is het leukste deel van het ganse proces. Brainstorm met je collega’s. Spar met je vrienden. Denk daarbij zeker out-of-the-box want in dit stadium is niets over de top. Ga er vanuit dat alles haalbaar is. Zo werk ik toch het liefst. Als je later meer zicht hebt op je budget dan ken je ook op je limieten. En zal je keuzes moeten maken.


Denk daarom zeker uitgebreid na over wat je wil organiseren. En hoe je event eruit moet zien. Hou je daarbij aan enkele "W’s": wat, waar, wanneer, waarom. Vooral de waarom is essentieel. Wat is je boodschap die je wil verkondigen met je event?


Al aan een thema gedacht? Op Pinterest vind je heel wat leuke ideetjes terug die je ook op jouw event kan gebruiken.


Tip 2: Giet alles in een overzichtelijke planning


Oké, je weet nu al wat je wil organiseren. Wanneer gaat het event door? Volgend jaar, volgende maand, binnen enkele weken? Hou voldoende rekening met de tijd die je nodig hebt om je event te organiseren. Hoeveel tijd je moet voorzien? Dat hangt uiteraard af van de complexiteit van je event.


De meeste events krijg je gemiddeld op een drietal maanden wel rond. Super ingewikkelde congressen vragen tot wel twee jaar voorbereiding. Sneller kan uiteraard altijd. Maar je hebt gewoon niet alles onder controle. Een offerte van je cateraar of audio/video leverancier heb je niet dezelfde dag. Ook de ontwikkeling van al je communicatietools neemt tijd in beslag. Je grafisch bureau werkt zo snel het kan. En de drukker doet ook steeds z’n uiterste best. Uiteraard moet je ook je gasten tijdig verwittigen, en hen de tijd geven om zich in te schrijven.


Neem dus je tijd, en giet alles in een duidelijke planning. Ohja, stel ook een takenlijstje op met wie verantwoordelijk is voor wat. Zo zie je niets over het hoofd en verdeel je de taken onder mekaar.


Tip 3: Bepaal vooraf duidelijk je budget


Zo, al je offerteaanvragen zijn de deur uit. Hopelijk past het allemaal mooi binnen je budget. Heb je dit al eens op papier gezet? De kosten die je wil spenderen aan je locatie, licht en geluid, animatie, muziek, communicatie, drukwerk, catering, aankleding, …


Een mooi Excel-overzicht is het eenvoudigste om in te werken. Zo heb je een direct zicht op je kosten. Dit is het moment dat je ook bewust keuzes maakt. Spendeer je wat meer budget uit aan aankleding en minder aan je locatie. Of toch maar geen extra loungehoek. En liever enkele vriendelijke hostessen aan de deur. Voorzie zeker ook een post onvoorziene kosten. Er komen altijd extraatjes bij die je op voorhand niet had ingeschat.


Vergeet ook zeker niet je verzekering, SABAM, vergunningen, EHBO, … Zijn de cadeautjes voor je gasten en sprekers al voorzien?


Ja, budgetteren is puzzelen. Tot alles in de plooi valt. Hou je onkosten tijdens en na je event bij. Zo heb je continu een duidelijke stand van zaken van je budget. En zie je op het einde van de rit of je je aan je budget houdt.


Tip 4: Communiceer over je event op een leuke manier.


Communication is key. Je laat graag ook een goede eerste indruk na met je uitnodiging of website. Het is daarom super belangrijk om hier bij stil te staan. Een geweldige uitnodiging opstellen is niet zo eenvoudig als het lijkt. Je wil je gasten persoonlijk aanspreken. Geef hen een reden waarom ze jouw event niet willen missen.


Schakel je een grafisch bureau in? Denk je aan copywriter voor je tekst? Een webdesigner voor een leuke website? Hoe spreek je ze aan? In de “je” of “u”-vorm? Wat is de huisstijl en taalstijl van je bedrijf? Je event? Wat was je concept alweer?


Zorg dat je alles netjes op mekaar afstemt. Je uitnodiging, je website, je advertenties, je toegangstickets, je social media, je bevestiging, … Alles stel je in dezelfde look ’n feel op, zodat het thema van je event onmiddellijk voelbaar is.


Tijdens en na je event wil je dat je gasten over je event praten. Social media zijn hier het ideale medium voor. Zorg voor een eenvoudige duidelijke hashtag die je gasten kunnen gebruiken. Ook handig voor jou om alle reacties snel terug te vinden.


En communiceer vooral op tijd. Zorg dat je gasten de tijd hebben om zich vrij te maken. Is event zeer exclusief? Dan kan deze tijd uiteraard korter. Bevestig ook de inschrijvingen van je deelnemers. Heb je al aan bedanking achteraf gedacht?


Tip 5: Zorg voor mooie herinneringen


Je wil dat je event blijft nazinderen bij je gasten. Zorg voor het WAUW-effect. Creëer daarom een echte VIP-experience. Elke gast moet zich persoonlijk bediend voelen. En dit start al van bij je uitnodiging en je bevestiging. Denk maar aan de mooie doosjes van Tomorrowland met hun bracelets. Niet iedereen heeft uiteraard die budgetten, maar je kan wel iets creatiefs bedenken.


Ook onderweg naar je event kan je al met leuke bewegwijzering werken. Plaats op de parking een vriendelijke parkingboy. Een straatact bij het binnenkomen. Een goedlachse host of hostess aan de infobalie, animatie tijdens de receptie, loungecorners, bedenk originele food en drinks, … Op elk moment van je event vind je wel mogelijkheden om net dat ietsje anders te zijn. En je gasten te verwennen.


Voorzie ook een goeie fotograaf of videograaf. Een leuke aftermovie of foto-album doet je event na afloop verder leven. Verspreid je video op je social media. Of stuur hem per e-mail door naar je gasten.


Nog meer tips?


Wil je nog meer tips? Of wil je brainstormen over de organisatie van jouw volgend event? Geef dan een seintje. Ik help je graag verder. Samen maken we er iets spectaculairs van.


Het verschil tussen iets goeds en iets geweldigs zit hem in de details. En voor events geldt dat zeker en vast.


Contacteer me vandaag nog.

27 keer bekeken

Follow

Contact

0475 79 03 50

Address

Baalsebaan 84
Tremelo, 3120
België